Актуализация материалов аккредитации – это внесение изменений в документы субъекта аккредитации, не влекущие переоформления аттестата аккредитации. Актуализация осуществляется в случае внесения изменений или дополнений в нормативные документы субъекта аккредитации, введения в действие нового нормативного документа, не требующего приобретения нового оборудования и обучения персонала МЛ; при изменении кадрового состава субъекта аккредитации, замены средств измерений, испытательного и вспомогательного оборудования. В этих случаях субъект аккредитации должен направить в НЦА материалы актуализации не позднее 10 рабочих дней со дня наступления одного из перечисленных случаев.
Актуализация материалов позволяет удостовериться, что при любых текущих изменениях лаборатории продолжают корректно выполнять свои задачи и соответствовать требованиям международных и национальных стандартов, по которым они аккредитованы.
Актуализация важна для всех лабораторий, и медицинские не исключение, поскольку для НЦА важно удостоверять, что изменения, предпринятые в МЛ в период после того, как аккредитация состоялась и до плановой проверки или повторной аккредитации, не повлияли в худшую сторону на качество их работы.
МЛ проходят аккредитацию в национальной системе, чтобы доказать свое соответствие трем ключевым принципам: независимость, беспристрастность, компетентность. На период проведения аккредитации, плановой оценки МЛ демонстрируют группе по оценке НЦА помещения, оборудование и материалы, с помощью которых выполняются забор анализов и измерения, документы о соответствии квалификации персонала выполняемым задачам, а также бизнес-процессы лаборатории.
Когда в работе МЛ происходят изменения, субъект аккредитации в течение десяти календарных дней, исчисляемых с момента возникновения одного из оснований для переоформления аттестата аккредитации, а также в случае сокращения области аккредитации, подает в орган по аккредитации заявление о переоформлении аттестата аккредитации с указанием новых сведений и документов, предусмотренных п.п. 3 и 4 п. 1 статьи 15 Закона Республики Казахстан «Об аккредитации в области оценки соответствия». Актуализация материалов аккредитации осуществляется при отсутствии оснований, предусмотренных п. 1 статьи 22 Закона.
При актуализации материалов речь идет не о механическом внесении обновленных данных в ИС Техрег, но и об оценке специалистом НЦА уровня влияния произошедших изменений на статус работ в МЛ и сохранении актуальности данных об МЛ в Реестре субъектов аккредитации НЦА.
Ответственность за идентичность областей аккредитации несет заявитель/субъект аккредитации. При предоставлении недостоверной информации субъект несёт ответственность согласно Закону РК «Об аккредитации в области оценки соответствия».
В случае выявления по результатам мониторинга, при плановой/внеплановой оценке необеспеченности субъекта аккредитации необходимым оборудованием, персоналом, нормативными документами по актуализированной части области аккредитации, к нему могут быть приняты меры по отзыву аттестата аккредитации.